Bien qu'inspirée de situations réelles, l'étude de cas présentée ci-dessous est entièrement fictive. Aussi, étudiez bien votre projet en cas de transposition. Web Perspective ™ ne pourrait être tenu pour responsable d'un échec commercial lié à la transposition de ses études de cas.
Présentation du cas
Un ministère du travail et de l'emploi souhaite optimiser le recrutement des demandeurs d'emploi en confrontant directement les recruteurs et les demandeurs. Il espère ainsi que les échanges directs et encadrés seront plus fructifiants.
Le chargé de mission sur ce projet a déjà entendu parler des techniques de matchmaking pour organiser des rencontres. Il décide d'étudier la possibilité d'organiser un événement-rencontres dédié à la mise en relations des employeurs et des demandeurs d'emploi.
Le job dating étudié ici est dit sectoriel car il concerne un secteur activité bien précis : les conducteurs d'engins de travaux publics. Tous les demandeurs d'emploi qui participent sont qualifiés ou en cours de formation. Tous les employeurs ont un poste à pourvoir correspondant à l'objet du job dating.
Format logistique de l'événement
Capacité
La direction régionnale met à disposition de son agence pilote une salle de séminaire capable d'accueillir les 15 demandeurs d'emploi et les 15 employeurs. Cette salle est équipée de 15 tables de 2 places. Le demandeur d'emploi rencontrera l'employeur seul, en face à face.
Durée
Les rencontres se déroulent un jeudi matin sur le créneau horaire 10h-12h. Il est nécessaire, pour assurer une parfaite équité des participants, que tous les demandeurs d'emploi rencontrent tous les employeurs et inversement.
Chaque tour durera 3 minutes et il sera laissé 1 minute entre 2 tours pour que chaque demandeur d'emploi rejoigne la table d'un nouvel employeur.
Grâce à l'outil "assistant logistique" les organisateurs déterminent que le job-dating pourra atteindre les 15 tours nécessaires à la rencontre de tout les participants en 69 minutes.
Résultat technique
Au cours du job dating, ce sont près de 450 échanges (rencontres) et 225 opportunités (connexions) qui auront été produites en 1 heures 30. Chaque demandeur d'emploi aura rencontré 15 employeurs différents. Ce format est intensif mais performant. Rares doivent être les demandeurs d'emploi qui décrochent 15 entretiens dans une même journée.
Format économique de l'événement
Coût par participant
La participation financière des demandeurs d'emploi est nulle mais les employeurs sont invités à financer une partie des coûts de logistique à hauteur de 20 € par employeur. L'employeur y vera une opportunité, à moindre coût, d'accélérer ses chances de recruter rapidement un candidat pour le poste qu'il a à pourvoir.
Retombées économiques attendues
L'enjeu économique est ici indirect car il impacte l'emploi dans les régions. Le job dating est utilisé dans un but de facilitation de rencontres pré-qualifiées et d'animation sociale. L'agence souhaite que le job dating offre un tremplin pour l'emploi. Le ministère souhaite également véhiculer une image d'un service public dynamique et innovant, qualités plus souvent prêtées aux acteurs sociaux du secteur privé.
Côté employeurs, ce sont 2 heures de leur emploi du temps qui seront optimisées pour le recrutement d'un ou plusieurs candidats. Economiquement, le pourvoi d'un poste à l'issu de ces rencontres est très intéressant. D'une part l'employeur ne perd que 2 heures là où l'accueil de 15 candidats dans ses locaux lui aurait coûté beaucoup plus de temps. D'autre part, si le poste est pourvu à la fin des rencontres, le manque à gagner que représente le poste vacant disparait.
Côté demandeur d'emploi, ce sont 2 heures pendant lesquelles ils rencontrent en un seul endroit 15 employeurs qui leur offriront peut-être l'opportunité qu'ils attendaient. Le gain direct se matérialise par l'optimisation de l'espace et du temps. Un seul déplacement, un seul créneau horaire, 15 entretiens.
Organisation
Inscriptions
L'inscription des participants est suivie par l'agence pilote désignée ci-après "organisateur". Les entreprises sont selectionnées parmi les employeurs disposant d'une annonce de recrutement en cours de validité pour le secteur "Batiment - Conducteur d'engins". Les demandeurs d'emploi sont toutes les personnes dont le profil de compétences est compatible avec le secteur ciblé.
Avant de contacter les demandeurs d'emploi pour leur proposer de participer à l'expérience, l'organisateur contacte toutes les entreprises pour s'assurer d'un minima de participation. Les entreprises accueillent l'expérience avec intérêt. Sur les 22 entreprises concernées, 17 se proposent d'être présents. Les 15 places "employeurs" sont pourvues.
Les demandeurs d'emploi sont ensuite contactés. Sur les 125 profils compatibles, une selection est réalisée en fonction de la durée de leur chômage et de leur niveau de qualification (important pour l'expérience pilote). Les 15 places "demandeurs" devraient être facilement pourvues. Seuls les profils dont la venue est garantie seront selectionnés pour que cette première expérience bénéficie des meilleures conditions.
Si l'événement-rencontres s'avère être un succès, d'autres sessions seront organisées pour les autres demandeurs et employeurs. L'expérience sera également étendue à l'ensemble de la région.
Relances
Quelque soit la nature des participants à un événement-rencontres, s'assurer de la venue des participants est la clé de voute du job dating.
Les entreprises seront réputées fiables tant leur besoin de recruter est important. L'effort qu'ils auront à fournir pour garantir leur venue et respecter leur engagement sera minime.
Les demandeurs sont pré-selectionnés par le conseiller délégué aux métiers du batiment. Leur venue est plus difficilement garantie du fait qu'ils sont soumis à plus d'impondérables (moyens de transports, entretiens de dernière minutes, maladie...). L'organisateur effectue un travail de sensibilisation important quant à l'objectif de cette expérience : augmenter les chances de trouver un emploi. La relance des demandeurs sera effectuées toutes les semaines qui précèdent l'événement afin de mettre à jour la liste des demandeurs et, en cas de départ, d'y intégrer des réservistes. Une utlime relance aura lieu la veille du job dating pour consolider la liste des 15 demandeurs d'emploi présents pour l'expérience pilote.
Accueil
Le jour J à 9H30, la grande salle réservée par le ministère pour l'occasion est prête à accueillir les participants. Café et croissants sont à disposition des participants à l'entrée de la salle.
Les 15 tables qui accueilleront les participants sont disposées dans toute la salle. Les organisateurs ont veillé à ce que les tables soient assez bien espacées pour préserver la confidentialité des échanges et pour assurer le confort de chaque demandeur d'emploi qui s'exprimera. Quelques panneaux qui étaient à disposition dans la salle ont été disposés au centre pour diminuer le vis-à-vis entre les tables.
L'organisateur accueille les participants un-à-un.
Il invite les employeurs à rester groupés et à patienter en attendant l'arrivée de tous les candidats (les employeurs se connaissent pour une partie d'entre-eux).
Il invite les participants à aller s'assoir à la table où figure le programme portant leur numéro d'adhérent (ils sont assisté par une personne possédant la liste de chaque table pour chaque candidat), et à se préparer pour leur premier entretien.
Pour faciliter la gestion de l'événement, l'organisateur a choisi de procéder selon les règles suivantes :
- Chaque demandeur d'emploi est placé à une table vide où il attendra que l'employeur vienne le rejoindre pour démarrer le premier tour
- Les programmes de rencontres sont récupérés lors du premier tour, sur la première table où les participants s'installent.
- Les employeurs sont placés aléatoirement au démarrage du job dating. Ils ne se déplaceront plus pendant tout l'événement.
Chaque programme "demandeur" est nominatif. Le programme "employeur" est anonyme mais unique. Il indique la liste de chaque candidat que rencontre l'entreprise à chaque tour. Ce programme sert à collecter les voeux des employeurs en vue de les mettre en relation, par la suite, avec leurs candidats potentiels.
Speed-dating
Lorsque tous les demandeurs sont assis à une table et que tous les employeurs sont arrivés, l'organisateur prend la parole pour expliquer à tous le fonctionnement des prochaines 90 minutes.
Chaque tour débute par le tintement d'une cloche. A la fin du tour, deux tintements sonnent la fin des échanges et l'organisateur annonce "Fin du (premier, deuxième...) tour !" et invite les demandeurs d'emploi à rejoindre leur prochaine table. Le tour suivant reprend avec un nouveau tintement...
A chaque tour, l'employeur présente au demandeur d'emploi le poste qu'il a à pourvoir (1 minute). Il explique les contours de la fonction et présente son entreprise.
Ensuite, c'est au candidat de s'exprimer (1 minute à 2 minutes). Il se présentera et fera état de ses compétences ou de son expérience et de sa motivation. Il terminera son intervention en indiquant à son interlocuteur si oui ou non il est interressé par le poste proposé.
Lorsque les deux participants se sont exprimés et que le temps le permet, ils peuvent poursuivre leurs échanges.
Important : L'employeur veillera à mentionner sur son programme, à chaque tour, si le candidat qui s'est présenté à lui correspond à ses attentes et si il souhaite lui proposer un entretien.
L'après
A la fin du quinzième tour, les demandeurs d'emploi peuvent quitter la salle. Ils seront recontacté le lendemain par leur conseiller pour une analyse des résultats de la rencontre.
Les employeurs eux, remettent à l'organisateur leur programme annoté sur lequel figure le numéro du candidat et une case "Souhaite revoir ce candidat O/N". Y figurent également les notes et commentaires sur l'événement, sur les profils des candidats...
L'organisateur demandera à son équipe de recontacter les employeurs dès le lendemain ou sur-lendemain pour leur communiquer les informations dont ils ont besoin pour se mettre en relation avec les candidats retenus.
Cette manière de procéder permet de prévenir les contacts directs entre employeurs et demandeurs afin que l'agence puisse mesurer l'impact de l'événement en analysant les données (notament sur les choix réalisés) et d'en extraire des informations importantes.
Dans le cadre d'une démarche qualité, le ministère mènera une étude approfondie des résultats de ces rencontres afin de prévoir d'éventuels correctifs, adaptations et déclinaisons possibles.
Questions / Réponses
- Comment sont réalisés les programmes de rencontres ?
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Notre réponse : Pour concevoir les programmes des rencontres vous disposez de deux solutions :
La première solution consiste à fabriquer un document maître de fusion et d'exploiter le tableau des rencontres fourni par le logiciel de matchmaking pour réaliser un publipostage. La fusion et le publipostage vous permettent de gérer très finnement chaque détail des programmes et peut être réalisé avec l'aide de votre traitement de texte préféré. Bien que plus souple, cette solution peut s'avérer très complexe à mettre en oeuvre car elle requiert que vous ayez des compétences en conception documentaire, en bases de données et en fusion / publipostage.
La seconde solution consiste à créer, avec l'aide de Matchmaking Studio ™, un modèle de programmes "employeurs" et un modèle de programmes "candidats". Le logiciel vous permettra d'affecter à chaque groupe un modèle particulier de programme de rencontres. Celui des employeurs pourra être anonyme alors que celui des candidats pourra être personnalisé ou d'un format différent. Une fois les modèles conçus et paramétrés, vous récupérez un document PDF prêt à imprimer. Cette solution est plus facile et peut être réalisée, pour votre compte, par Web Perspective ™.
- Peut-on créer des programmes de rencontres réutilisables ?
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Notre réponse : Oui si votre format ne change jamais (participants, tours...).
Les programmes anonymes facilitent la préparation de l'événement car ils ne dépendent pas de l'identité des participants. Toutefois, un programme nominatif renforce la qualité de vos événements-rencontres parce qu'ils créent un lien de proximité avec le participant. Ce dernier se sent alors valorisé de voir son nom sur un document lié à l'événement duquel il est acteur.