Cet espace vous permet de vous inscrire à l'événement REUSE EUROMED 2024 organisé par :

Eau, Agriculture et Territoires (anciennement AFEID)
500 rue Jean-François Breton
34196 Montpellier Cedex

Pour pouvoir vous inscrire, vous devez remplir les conditions suivantes :

CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE

Conditions générales de vente pour les inscriptions

Ces conditions générales sont valables pour toute personne inscrite à REUSE EUROMED 2024 qui aura lieu à l’école de Chimie de Montpellier, France, du 29 au 31 octobre. Tous les participants, étudiants, orateurs et exposants sont considérés comme des participants.

Inscriptions

Les délais suivants sont valables pour les frais d’inscription :

• Inscription au tarif standard : Jusqu’au 31/07/2024
• Inscription tardive et sur place : Du 01/08/2024 au 29/10/2024

Seuls les formulaires d’inscription complets seront acceptés. Les frais d’inscription seront appliqués selon les tarifs affichés. Le paiement devra être effectué en fonction des délais énoncés ci-dessus. L’inscription sera confirmée uniquement après réception du paiement total.

Le Département Inscriptions ne sera pas responsable de doublons réservés par des particuliers ou entreprises. Aucun remboursement ne sera effectué dans ce cas.

Si la capacité maximum d’inscrits est atteinte, l’organisateur se réserve le droit de refuser toute inscription supplémentaire.

L’âge minimum pour s’inscrire à la Conférence en tant que participant est de 18 ans. Les participants doivent pouvoir présenter à tout moment une carte d'identité officielle indiquant leur âge. Les enfants ne sont pas autorisés.

Les frais d’inscription pour les participants comprennent l’entrée à toutes les sessions de la Conférence et à l’exposition (voir détails dans la grille tarifaire)

Pour bénéficier d'un tarif réduit le participant devra fournir une preuve de son statut telle que stipulée au moment de l’inscription.

Grille tarifaire

L'inscription à l'événement est payante aux conditions suivantes :

(1) : ce prix vous permet d’accéder aux deux journées de la conférence, à la prise de rendez-vous bilatéraux entre participants, de bénéficier sur place des pause-café, repas et cocktail proposés ainsi que adhérer en tant que nouveau membre à Eau, Agriculture et Territoires (ex. AFEID).

(2) : ce prix vous permet d’accéder aux deux journées de la conférence, à la prise de rendez-vous bilatéraux entre participants ainsi que de bénéficier sur place des pause-café, repas et cocktail proposés.

(3) : ce prix vous permet d’accéder aux deux journées de la conférence, ainsi que de bénéficier sur place des pause-café, repas et cocktail proposés.

Des prestations optionnelles sont proposées comme suit :

Les tarifs des stands d’entreprises sont les suivants :

Ces tarifs permettent :

• D’accéder aux deux journées de la conférence, à la prise de rendez-vous bilatéraux entre participants, de bénéficier sur place des pause-café, repas et cocktail proposés ainsi que adhérer en tant que nouveau membre à Eau, Agriculture et Territoires (ex. AFEID)..
• La possibilité d’une deuxième entrée à tarif préférentiel (200 € HT au lieu de 300 € HT)
• Un espace d’exposition (table et chaise) : les supports de communication sont à apporter par l'exposant, un seul kakémono par structure
• Le référencement de votre structure sur le site Internet de la conférence
• La promotion de votre présence sur la conférence par les organisateurs
• La possibilité d’intervenir dans le cadre d’une session de pitchs d’entreprises
• La possibilité d’intervenir dans le cadre d’une session de pitchs d’entreprises. Merci de signaler votre intention à : conf.reuse.euromed@gmail.com en précisant dans l'objet du message « Stand d'entreprise - pitcher une solution innovante ».‌

Le nombre total d’emplacements disponibles est de 12 par jour. La pluralité d’exposants sera privilégiée, par conséquent les organisateurs se réservent la possibilité de limiter une structure à une seule journée d’exposition. Les emplacements et la plage d’exposition seront attribués selon l’ordre d’inscription et la disponibilité résiduaire.

TVA

Les montant sont indiqués hors taxes.
Une TVA de 20% est applicable sur les options & les stands.
Une TVA de 10% est applicable sur l'entrée.
La TVA est récupérable pour les entités assujetties.

Moyens de paiement

Les paiements doivent être effectués à l’avance et en EURO (€) seulement, au moyen d’un des modes de paiement suivants :

Paiement des inscriptions et prestations optionnelles :

Carte Bancaire (Visa, MasterCard)

Le paiement est géré directement sur la plateforme. Votre facture est immédiatement disponible après le règlement.

Bon de commande

Votre organisme doit émettre une commande basée sur le récapitulatif qui apparait en fin d'inscription. Veuillez transmettre votre bon de commande directement à Eau, Agriculture et Territoires (ex. AFEID) à conf.reuse.euromed@gmail.com en précisant dans l'objet du message « Inscription - Règlement par bon de commande ». Eau, Agriculture et Territoires éditera une facture et suivra les instructions du bon de commande que vous avez transmis (Chorus, Email, Envoi postal…).

Veuillez noter que les bons de commande ne seront acceptés que jusqu'au 30/09/2024.

Virement bancaire

Uniquement sur dérogation exceptionnelle (si votre organisme ne possède pas de carte bancaire et que vous ne pouvez pas avancer le règlement en note de frais). La facture ne sera émise qu'à réception de votre règlement selon les indications que vous aurez reçues par email.

Tous les frais de virement doivent être payés par l'émetteur.

Veuillez noter que les virements bancaires ne seront acceptés que jusqu'au 30/09/2024.

L'organisateur se réserve le droit de limiter les fonctionnalités ou l'accès à l'événement tant que l'inscription n'est pas entièrement réglée.

Paiement des stands d’entreprise

Pour le paiement d’un stand d’entreprise, vous devez contacter les organisateurs à l’adresse mail  :  conf.reuse.euromed@gmail.com avec l’objet du mail « Inscription - règlement d’un stand d’entreprise ». Une facture vous sera envoyée pour règlement hors plateforme Matchmaking Studio.

Pour toute demande technique lié à l’inscription ou au paiement, merci de contact Matchmaking Studio, par mail : support@matchmaking-studio.com

Notification

Une notification automatique par e-mail vous sera envoyée par Matchmaking Studio à la fin de votre inscription. Vous recevrez un rappel de votre participation quelques jours avant l’événement (uniquement si votre inscription a été réglée). Cette dernière notification vaudra droit d’entrée (sous réserve de paiement effectué).

Lettre d’invitation

Pour recevoir une lettre d’invitation le participant doit faire sa demande via l’adresse e-mail : conf.reuse.euromed@gmail.com. La lettre d'invitation n’oblige en aucune façon l’organisateur financièrement. Toutes les dépenses engagées en relation avec la Conférence sont de la responsabilité du participant.

Visa

Chaque participant est tenu de faire personnellement les démarches pour obtenir un visa. Les participants qui ont besoin d'un visa d'entrée doivent prévoir un délai suffisant pour la procédure de demande et contacter l'ambassade ou le consulat de leur lieu de résidence pour déterminer le délai approprié pour leur demande de visa. L’organisateur ne prendra pas directement contact avec les ambassades ou consulats au nom des participants. En cas de demande, les organisateurs peuvent fournir une lettre d’invitation afin d’appuyer la demande de visa.

Attestations de présence

Les participants pourront sur demande recevoir une attestation de présence après l’évènement.

Badges

Un badge vous sera distribué à votre arrivée sur place. Le badge doit être porté pendant toute la durée de la Conférence. L’accès vous sera refusé sans le port de votre badge. Si un participant égare ou oublie son badge, un nouveau badge sera imprimé au comptoir inscription. Le nouveau badge remplace l’ancien badge, par conséquent ce dernier deviendra invalide. Le badge est strictement personnel et son port doit être permanent et visible à l’intérieur du site et pendant toute la durée de l’évènement. Toute dissimulation volontaire est interdite. Il ne doit pas être cédé et nul ne peut accomplir des formalités pour le compte d’un autre.

Il est important, lors des communications, que le message diffusé auprès de leurs invités soit clair et sans ambiguïté possible : lorsque les partenaires/contributeurs/exposants invitent des personnes à les rencontrer lors de la Conférence, cela n’occasionne en aucun cas un accès gratuit à l’évènement ou l’attribution d’un badge exposant.

Sans inscription, l’accès sera refusé.

Modification du programme

L’organisateur de la Conférence se réserve le droit de modifier le programme qui est seulement publié à titre indicatif.

Conditions d’annulation

Annulation des inscriptions a la demande du participant

En raison des contraintes liées à l'organisation logistique de cet événement, toute demande d'annulation (inscriptions et réservations supplémentaires) doit être faite par écrit et envoyée par email à conf.reuse.euromed@gmail.com

Aucun remboursement ne sera effectué.

Annulation des stands à la demande de l’entreprise

Les stands sont payés séparément à Aqua-Valley. Les conditions d’annulation d’Aqua-Valley s’appliquent.

Annulation de la Conférence par l’organisateur, Force Majeure

Dans le cas où la Conférence ne pourrait avoir lieu ou devait être reporté en raison d’événements indépendants de la volonté de l’organisateur de la Conférence, incluant mais non limité aux éléments suivants : les cas de force majeure, les grèves, les conflits sur le lieu de travail, les réquisitions du gouvernement, conseil du gouvernement, les restrictions ou réglementations concernant les voyages, la disponibilité des hôtels ou des installations, les marchandises ou les fournitures, la guerre ou un acte de guerre apparent, le terrorisme, les catastrophes naturelles ou d'origine humaine, les troubles civils, les maladies, les épidémies ou pandémies, la réduction ou la restriction des moyens de transport, ou toute autre calamité, perte ou condition comparable (collectivement, un "cas de force majeure") ou bien en raison de faits qui ne peuvent être imputables à une intention préjudiciable ou à une négligence grave de la part de l’organisateur de la Conférence, l’organisateur de la Conférence a le droit d'annuler la Conférence immédiatement et/ou d’y mettre fin sans aucune responsabilité et il est libéré de ses obligations envers le participant.

De plus, si la Conférence prend fin en raison ou à la suite d'un cas de Force Majeure, l’organisateur de la Conférence ne peut être rendu responsable par les participants en cas de dommages, de pertes ou de coûts, tels que des frais de transport, d’hôtel ou des pertes financières, etc.

Dans ces circonstances, l’organisateur de la Conférence se réserve le droit, soit de retenir le montant total des frais d’inscription et de l’utiliser pour une Conférence à venir, soit de rembourser le participant après avoir déduit du montant les coûts déjà investis dans l’organisation de la Conférence et qui ne pourraient être remboursés par une tierce personne.

Protection et transmission des données personnelles

La collecte, le traitement (incluant l’enregistrement des données, les changements, la transmission, le verrouillage et la suppression) et l’utilisation de toutes les données personnelles de l’inscription sont mis en œuvre dans le respect des dispositions légales relatives à la protection des données. Matchmaking Studio collecte et conserve les données personnelles pour la préparation et la mise en œuvre de la Conférence pour le compte de l’organisateur.

L’organisateur dispose d’une copie et d’un accès à ces informations pour les mêmes usages et destinations.

Lors de votre inscription vous êtes invité à remplir le formulaire en ligne et à indiquer les informations suivantes : nom, adresse, e-mail, numéro de téléphone ainsi que vos préférences de réservation. Ces informations sont indispensables pour la bonne exécution de votre inscription ou réservation (notamment pour l’envoi de la confirmation de réservation). Toutes ces informations seront traitées et enregistrées confidentiellement et dans le respect des dispositions légales relatives à la protection des données. Afin de garantir et de protéger les données que vous nous avez transmises, les informations sont transférées au moyen d’un serveur sécurisé qui crypte toutes vos données personnelles ainsi que vos données de carte de crédit. La méthode de cryptage utilisée est le standard technologique industriel « Transport Layer Security (TLS)».

Si vous décidez d’effectuer le paiement par carte de crédit, les détails de la carte de crédit (type et numéro de carte de crédit, code de sécurité, date d’expiration, nom du titulaire de la carte) vous seront également demandés sur le service de paiement de la Caisse d’Epargne – Professionnels via le propre site sécurisé de la banque. Aucune information bancaire n’est collectée ou enregistrée par la plateforme d’inscription Matchmaking Sutdio.

En outre, des procédures de sécurité technique et de personnel ont été mises en place pour limiter l’accès aux données personnelles et leur utilisation. Seuls les employés autorisés peuvent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions liées à nos services. Notre serveur et notre réseau sont protégés par des pares-feux et nous avons mis en place un système d’alarme qui détecte et gère les intrusions et/ou les abus sur notre serveur.

En outre, l’organisateur peut périodiquement partager les détails des coordonnées personnelles avec des tiers, qui pourront être amenés à contacter les participants concernant des activités proposées lors de la Conférence ou transmettre des informations qui pourraient les intéresser. Par conséquent, les données pourront être transmises aux tiers à moins que le participant n’ait exprimé un avis contraire. Vos coordonnées complètes ne seront transmises que si :

• vous donnez votre consentement explicite,
• un tiers prouve aux organisateurs de la Conférence que vous avez violé les droits de ce tiers et demande ainsi la divulgation de vos coordonnées,
• les organisateurs de la Conférence sont obligés de transmettre vos données en raison par exemple d’une demande officielle ou d’une procédure judiciaire.

Les participants peuvent utiliser leur badge avec code barre comme une carte de visite qui pourra être scannée par les exposants ou autres partenaires, ces derniers auraient ainsi leurs coordonnées. Dans ce cas, le participant seul décide de la personne avec qui il partagera ses données. Merci également de noter qu’en acceptant le scan de votre badge sur les stands des exposants ou lors des symposiums, vous consentez à ce que la société exposante / organisatrice puisse vous contacter en utilisant les données fournies lors de votre inscription.

Conformément aux dispositions du Règlement (UE)2016-679, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification ainsi d’un droit d’opposition et d’un droit à l’effacement de vos données (droit à l’oubli) à tout moment dans la mesure ou l'exercice de ce droit n'entrave pas le bon déroulement de l'évènement.

Pour toute demande relative aux données personnelles gérées par la plateforme, merci de bien vouloir contacter Matchmaking Studio: privacy@matchmaking-studio.com.

Pour toute demande relative aux données personnelles gérées par l’organisateur, merci de bien vouloir les contacter par email à : conf.reuse.euromed@gmail.com.

Autorisation d’utilisation de l’image d’une personne en termes de matériel photographique, vidéo ou audio pour la documentation de l’événement ou sa couverture médiatique

En participant à cet événement public, vous acceptez que des photographies et des vidéos puissent être prises et utilisées à des fins de communication et de promotion de l'événement. Si vous ne souhaitez pas apparaître sur les photos ou les vidéos, merci de vous tenir en dehors des zones de prise de vue. En acceptant ces termes et conditions générales, le participant se déclare explicitement consentant à la création d’images, films et documents sonores le représentant dans le cadre de l’évènement et autorise leur exploitation, partage et publication à des fins de documentation et de communication, notamment sur les réseaux sociaux (Twitter, Facebook, Instagram) et ce sans contrepartie financière.

Responsabilité

La responsabilité de l’organisateur est engagée dans le cadre d'un devoir de diligence, conformément aux dispositions légales. La responsabilité de l’organisateur - pour quelque raison juridique que ce soit - est limitée à l'intention et à la négligence grave. Dans la mesure où le droit applicable le permet, Matchmaking Studio y compris l'ensemble de ses dirigeants, de ses représentants, de son personnel employé à temps plein ou partiel, ne sont pas responsables des dommages directs, indirects ou consécutifs de quelque nature que ce soit, du manque à gagner et/ou de la perte de données découlant de l'accès et de l'utilisation de la plate-forme et de la participation à la Conférence et en relation avec ceux-ci. La responsabilité des prestataires de services mandatés n'est pas affectée par cette disposition. Le participant prend part à la Conférence à ses propres risques. Les accords oraux ne sont pas contraignants s'ils n'ont pas été confirmés par écrit par l’organisateur de la Conférence. Matchmaking Studio et l’organisateur ne garantissent pas l'adéquation, l'exactitude et/ou l'exhaustivité des informations transmises et publiées sur la plateforme. L’organisateur ne garantit pas un accès ininterrompu et/ou sans erreur à la plateforme de l’évènement. L’organisateur s'efforce de remédier à ces interruptions le plus rapidement possible. Pour le reste, les dispositions de la section connectivité ou problèmes techniques s'appliquent.

Droit applicable

Le présent contrat sera régi, interprété et exécuté suivant le droit français. Tout litige concernant l’interprétation ou l’exécution du présent contrat sera soumis, à défaut de règlement à l’amiable, aux judications compétentes du ressort du Tribunal de commerce de Paris, France.

Clause de divisibilité

Si l’une des clauses de ces conditions générales de vente s’avérait être nulle ou non applicable, la validité des conditions générales restantes n’en serait pas affectée. Les parties contractantes sont tenues de coopérer afin de remplacer la clause nulle ou non applicable par une clause valable adéquate. Cette disposition s’applique également à d’éventuelles lacunes dans ces conditions générales de vente.

Droit de modification

L’organisateur peut apporter des modifications et/ou des ajouts aux présentes conditions générales à tout moment. Les participants seront informés de ces révisions. Si les modifications et/ou compléments concernent des parties essentielles du contrat et si les droits des participants s'en trouvent substantiellement modifiés, chaque participant ayant une inscription existante et payée sera informé séparément avec la possibilité de donner son accord. Le 20/06/2024
Le Comité d’Organisation